Los Papeles Que Rigen Su Vida

Parte 1

Los documentos que son difíciles de reponer

Estos son los que ameritan una caja a prueba de fuego. Todo lo demás se puede reexpedir o reimprimir con una llamada.

• Actas de nacimiento, actas de matrimonio y de divorcio, y actas de defunción de cualquier persona de cuya sucesión usted forme parte.
• Pasaportes, tarjetas de residencia permanente, certificados de naturalización y cualquier documento migratorio.
• Las tarjetas de Seguro Social — se necesitan para trabajar y para beneficios, y son un blanco principal del robo de identidad, así que nunca se cargan en la cartera.
• Escrituras de propiedad, documentos de hipoteca, y el título de cualquier vehículo.
• Testamentos, poderes notariales, voluntades anticipadas y cualquier documento de fideicomiso — los originales, porque muchas veces las copias no se aceptan.
• Papeles de baja militar, que se requieren para muchísimos beneficios de veteranos y son lentos de reponer.
• Pólizas de seguro, y críticamente los números de póliza y el teléfono de reclamos, que es lo que de verdad necesita en una emergencia.

Parte 2

Cuánto tiempo guardar las cosas

La gente guarda todo para siempre o no guarda nada. Las dos están mal y las reglas de verdad son cortas.

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   Declaraciones de impuestos y comprobantes: siete años

   La ventana estándar de auditoría es de tres años, y se extiende a seis cuando se reportó de menos un ingreso importante. Siete años lo cubre con holgura. Guarde las declaraciones mismas para siempre — ocupan poco, y comprueban su historial de ingresos para hipotecas y beneficios décadas después.

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   Registros de propiedad: mientras la tenga, más siete años

   Los documentos de compra, y cada recibo de trabajos de mejora. Esos recibos reducen la ganancia de capital cuando venda, y la gente rutinariamente pierde miles de dólares por tirarlos.

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   Comprobantes de pago: hasta que llegue el resumen anual y coincida

   Compare su estado de fin de año contra sus talones, y ya los talones se pueden ir. Si no coinciden, eso es mucho más fácil de resolver dentro del mismo año.

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   Estados de banco y de tarjeta: un año, y después triture

   Salvo que respalden una deducción fiscal o un reclamo de garantía, en cuyo caso siguen la regla de los siete años. De todos modos casi todo se puede recuperar con el banco.

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   Recibos de servicios y comprobantes: un año

   Menos los recibos de cualquier cosa con garantía o lo bastante cara como para asegurarla, que se quedan junto con la garantía.

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   Expedientes médicos: indefinidamente, y sí vale la pena

   Historial de vacunas, cirugías, diagnósticos, alergias y medicamentos actuales. Nadie más que usted tiene el cuadro completo de su atención, y un resumen de una página es lo más útil que le puede entregar a un médico en una emergencia.

Parte 3

Los tres documentos que casi ningún adulto tiene y debería

Estos no son solo para los mayores ni para los ricos. Importan más en un accidente inesperado, que por definición no se planea.

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   Un testamento

   Sin él, el estado decide quién recibe qué según una fórmula fija que puede no tener ninguna relación con sus deseos, y las parejas no casadas seguido no reciben absolutamente nada. También nombra un tutor para los hijos menores, que es la razón por la que la mayoría de los papás jóvenes finalmente escriben uno.

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   Un poder notarial duradero

   Nombra a alguien para manejar dinero y propiedades si usted no puede. Sin él, un familiar tiene que pedirle autoridad a un juez, lo que toma meses y cuesta dinero de verdad — mientras la hipoteca hay que seguirla pagando. «Duradero» es la palabra importante: significa que sobrevive a que usted pierda la capacidad, que es todo el punto.

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   Una voluntad anticipada y un representante de salud

   Dice qué tratamiento querría usted y nombra quién decide si usted no puede hablar. Esto le ahorra a una familia la peor conversación de su vida, sostenida en un pasillo y sin información. Déle una copia a la persona nombrada y a su médico — una guardada en una caja fuerte no le sirve a nadie.

Parte 4

El índice, que es el punto de verdad de esta guía

Todo lo de arriba no sirve de nada si la persona que lo necesita no sabe que existe. Una hoja resuelve eso.

• Escriba, en una sola hoja: qué documentos existen, dónde está físicamente cada uno, y a quién contactar por cada cuenta.
• Enliste cada cuenta por institución y tipo, sin números de cuenta ni contraseñas. Esa hoja es un mapa, no una llave, así que no necesita caja fuerte.
• Diga dónde vive la mitad digital — cuál administrador de contraseñas, y quién es el contacto de acceso de emergencia.
• Incluya a los profesionales: contador, abogado, agente de seguros, asesor financiero, con teléfonos.
• Enliste los pagos recurrentes y las suscripciones, para que alguien las pueda detener. Esta es la tarea más tediosa que se le deja a una familia en duelo.
• Dígale por lo menos a dos personas que la hoja existe y dónde está. Un índice perfecto del que nadie sabe es una hoja en blanco.
• Revísela una vez al año — póngala en el calendario junto a algo que ya haga cada año, como la declaración de impuestos o un cumpleaños.

Parte 5

Proteger todo esto del fraude

• Congele su crédito en los tres burós. Es gratis, toma como diez minutos en cada uno, y es la defensa más efectiva que hay contra que alguien abra cuentas a su nombre. Lo descongela temporalmente cuando de verdad necesite crédito.
• Triture cualquier cosa con un número de cuenta, una fecha de nacimiento o una firma. Los botes de basura son una fuente real y nada glamorosa de robo de identidad.
• Nunca cargue su tarjeta de Seguro Social, y cuestione a quien le pida el número completo. Muchas organizaciones que lo piden no lo requieren legalmente.
• Revise su reporte de crédito cada año en cada buró — es gratis, y los errores son lo bastante comunes como para que una parte importante de la gente encuentre uno.
• Configure alertas de cuenta para transacciones arriba de un monto chico. Cachar un fraude en un día en lugar de en un mes cambia lo que se puede recuperar.
• Tenga especial cuidado con los documentos durante una mudanza. Ahí es cuando los papeles están en cajas, el correo se redirige de manera imperfecta, y las tasas de fraude suben.

Parte 6

Reponer lo que se perdió

El orden importa, porque varios de estos se necesitan unos a otros.

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   Empiece con el acta de nacimiento

   Es el documento raíz contra el que se expiden los demás. Pídala a la oficina de registro civil del estado donde nació, no del que vive. Cuente con semanas, y pague por dos copias ya que anda ahí.

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   Después la tarjeta de Seguro Social

   Requiere comprobante de identidad y de ciudadanía, que normalmente significa el acta de nacimiento o el pasaporte. Es gratis, y hay un límite de reposiciones, así que guárdela bien en cuanto llegue.

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   Después la identificación con foto

   Una licencia de manejo o una identificación estatal necesita los documentos de arriba. Aquí es donde la gente se queda atorada en un círculo después de un incendio o un robo, y por eso justamente importan las copias escaneadas — un escaneo no se acepta como identificación, pero hace muchísimo más fácil comprobar su caso.

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   Reporte la pérdida donde importa

   Un pasaporte perdido se reporta para que no lo puedan usar; una licencia perdida se reporta al estado que la expidió. Las dos cosas reducen su exposición si el documento fue robado y no nada más traspapelado.